Projekt Cię przerasta? Użyj tego prostego narzędzia i odzyskaj kontrolę

Planowanie nie musi być skomplikowane

Wyobraź sobie… trzy dni przed zaplanowaną konferencją jesteś w totalnej panice. Nie wiesz kto miał załatwić sprzęt nagłaśniający, czy firma wynajmująca meble konferencyjne została wpuszczona na obiekt i czy zaproszeni goście w ogóle otrzymali zaproszenia na wydarzenie! Myślisz, ech, jakoś to przeżyjemy…. Następnym razem wezmę sobie do serca maksymę Abrahama Lincolna, 16. prezydenta USA: „Gdybym miał osiem godzin na ścięcie drzewa, spędziłbym sześć na ostrzeniu siekiery”

Opadł kurz po konferencji i robisz podsumowanie. Wcale nie było tak źle… tylko te nerwy niepotrzebne. Chociaż mogłoby być lepiej. Cholera, pal licho konferencję, ale te wskaźniki…

Czy czujesz, że jesteś gotów na zmianę? Nawet lepiej, jeśli jesteś dopiero na etapie planowania owej konferencji, czy rocznego projektu, przedsięwzięcia, na które składa się tyle drobnych rzeczy, że boisz się, że czegoś zapomnisz. Wielu wpadek można uniknąć lub przynajmniej zmierzyć się z nimi świadomie, jeśli tylko wcześniej to zaplanujemy. W tym celu możemy użyć gotowych narzędzi, takich jak wykres Gantta (Gantt Chart).

„Gdybym miał osiem godzin na ścięcie drzewa, spędziłbym sześć na ostrzeniu siekiery”Abraham Lincoln

Czym jest wykres Gantta spytacie?

To graficzny obraz naszego projektu, używany przy zarządzaniu projektami. Pierwszy raz zastosowany i opublikowany przez Henry’ego Gantta w 1910 roku. Od tamtego czasu wykres Gantta wszedł do powszechnego użycia i każdemu, kto woli grafikę od tekstu, pomoże w załapaniu o co chodzi w projekcie. Wystarczy jeden rzut okiem, żeby wiedzieć co powinno się właśnie „dziać”.

Załóżmy, że mamy właśnie projekt, którego kulminacją jest konferencja. W tym projekcie oczywiście sporo się dzieje i czego tu nie ma!

  • Wytyczenie celów konferencji
  • Zaplanowanie budżetu
  • Ustalenie liczby uczestników
  • Ustalenie terminu
  • Określenie czasu trwania
  • Wybór miejsca
  • Rezerwacja sali
  • Przygotowanie listy uczestników
  • Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń
  • Zaplanowanie części merytorycznej
  • Opracowanie materiałów prasowych
  • „Próba” konferencji
  • Zadania techniczno-organizacyjne
  • Przebieg konferencji
  • Zadania do wykonania po konferencji

(lista zadań za tym artykułem, można znaleźć tu informacje na temat każdego z etapów organizacji konferencji)

Oczywiście pod każdym punktem kryje się szereg pojedynczych czynności. Spora ilość zadań ściśnięta w krótkim czasie, gdy niekontrolowana może prowadzić do sporych problemów, a nawet niepowodzenia wydarzenia. Rozumiecie o czym mówię? Konferencje projektowe z kilkoma osobami na sali? Właśnie tego chcemy uniknąć! Dodatkowo, oczywiście powinno zająć nam to jak najmniej czasu. Dlatego też warto poświęcić czas na zaplanowanie projektu, a wtedy samo wdrożenie pójdzie gładko! Lub trochę gładziej. Lub w ostateczności będziesz mieć mniej siwych włosów i stresu.

Jak wygląda wykres Gantta

Wykresy Gantta mogą mieć nieco różnić się od siebie natomiast główne założenie jest takie samo: wykres, na którym widzimy listę zadań narzuconych na siatkę dat i planowane długości zadań przedstawione jako paski, takie jak poniżej.

gantt-chart-jak-wyglada

 

Paski pokażą nam, kiedy coś się powinno zacząć, a kiedy skończyć, a także kiedy różne zadania nachodzą na siebie i czy mogą być realizowane w tym samym czasie. Wtedy możemy dodatkowo zaobserwować krytyczną ścieżkę realizacji projektu, która to pokazuje nam, co należy wykonać, aby otworzyć drogę kolejnym czynnościom. Na przykład, aby wysłać zaproszenia do uczestników, musimy mieć je najpierw wydrukowane, a żeby móc je wydrukować trzeba je najpierw zaprojektować i znaleźć drukarnię, która zrealizuje nasze zamówienie w odpowiednim czasie. A też poszukiwań drukarni nie ma co odkładać na ostatnią chwilę, bo może się okazać, że żadna nie będzie miała wolnych mocy przerobowych w interesującym nas terminie albo będzie potrzebowała więcej czasu na np. przygotowanie zlecenia, konsultacje i akceptację ostatecznego projektu.

Oprócz pasków korzysta się również z innych elementów graficznych, które dodatkowo pomagają w zrozumieniu projektu i poszczególnych zadań ale ten wpis ma jedynie zachęcić do korzystania wykresów Gantta i zostawimy sobie to na inny czas.

Jak zacząć korzystać z wykresów Gantta?

Ściągnij mój plik z prostym szablonem stworzonym w Excelu. Więcej darmowych plików do ściągnięcia znajdziesz w zakładce Pliki do pobrania. Wystarczy, że uzupełnisz daty i automatycznie zostaną wyświetlone paski na wykresie Gantta. Jeśli chcesz stworzyć swój od podstaw, proszę bardzo! Wszystkie funkcje, których użyłem w pliku są widoczne i możesz sprawdzić też formuły, których użyłem do stworzenia wykresu Gantta. Wystarczy, że „odchronisz” arkusz, klikając prawym klawiszem myszy na zakładce arkusza i wybierając opcję „nie chroń arkusza” a następnie w polu „hasło” zostawiając puste pole i klikając ENTER.
odchranianiearkusza2

Spróbuj i przekonaj się jakie to proste. Czekam na Twoje odczucia i wrażenia. A może używasz już wykresów Gantta? Chętnie usłyszę Twoją opinię na ten temat.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.