Kontrola finansów w projekcie: Karta projektu

Kontrola finansów w projekcie

Kontrola finansów w projekcie powinna być jednym z podstawowych umiejętności koordynatora projektu.

AppleMark

Koordynujesz projekt? Pewnie prócz dbania o to by „zadziały się” wszystkie zadania umieszczone w harmonogramie, musisz też dbać o finanse? Jak to robić? Sposoby radzenia sobie są różne. Jedni chwytają za papier i długopis. Inni próbują zaprząc do pracy rozmaite programy i programiki, apki, arkusze kalkulacyjne, nawet notatniki.

Moja propozycja dotyczy umieszczenia wszystkiego w arkuszu kalkulacyjnym, czy to powszechnie znanego programu

Excel, czy też innych rozwiązań takich jak Google Docs. Poniższe rozwiązanie zostało stworzone przy pomocy MS Excel.

Jak to zrobić? W zakładce „Pliki do pobrania” znajdziecie plik „Karta projektu”.

Jak działa Karta projektu?

Działanie pliku opiera się na następujących założeniach. Plik posiada trzy zakładki:

  1. Panel główny

    Tu, na jednym ekranie możliwa jest kontrola finansów w projekcie, widzimy wszystkie informacje na temat przebiegu projektu pod względem finansowym. Widzimy nazwę projektu i dane osoby odpowiedzialnej. Dalej, rodzaj kosztów poniesionych w projekcie – najlepiej aby umieścić kategorie i podkategorie kosztów, wymienionych we wniosku o dofinansowanie lub budżet w przypadku innych projektów. Każdej kategorii i podkategorii odpowiadają następujące kolumny: koszty planowane – to wartości jakie założyliśmy w naszym budżecie. Koszty rzeczywiste to suma kosztów dotychczas poniesionych w ramach danego zadania (kategorii) i/lub podzadania (podkategorii). Nierzadko koszty rzeczywiste różnią się od tych planowanych. Natomiast kolejna kolumna Pozostało pokazuje różnicę pomiędzy kosztami planowanymi i rzeczywistymi, czyli de facto czy wykonaliśmy plan, czy pieniędzy nam brakło czy wręcz odwrotnie – zostało. W sytuacji, gdy posiadamy taką wiedzę, możemy podjąć odpowiednie kroki w celu naprawy sytuacji, czyli zredukować wydatki gdzie indziej lub spróbować przesunąć nadwyżkowe środki do innego zadania. Obliczenia w Panelu głównym (za wyjątkiem danych dotyczących kosztów planowanych), odbywają się automatycznie, na podstawie formuł umieszczonych w pulpicie, które z kolei korzystają z danych umieszczonych w Liście faktur.

  2. Lista faktur

    W kolejnej zakładce znajdują się dane, z których korzysta Panel główny. Tutaj znajduje się lista wszystkich faktur i poniesionych kosztów, z podziałem na zadania, rodzaj płatności itd. Wartość informacji i możliwości analizy danych w panelu głównym (jakkolwiek nie byłby on rozbudowany), zależy od danych zawartych w liście faktur. Pola w tabeli listy faktur, są odpowiednio przygotowane aby uniemożliwić wpisywanie błędnych danych takich jak: nieprawidłowe daty (o tym jaki to może być problem można poczytać w innych wpisach), wybór kategorii, sposobu płatności z rozwijanych list. Przygotowane w ten sposób dane pozwalają, oprócz dostarczenia informacji do panelu głównego, również możliwość sortowania i filtrowania interesujących nas informacji w samej Liście faktur. Dzięki temu kontrola finansów w projekcie jest łatwiejsza. Informacje zgromadzone w Liście faktur pozwalają natomiast wygenerować Raport kasowy.

  3. Raport kasowy

    W pełni zautomatyzowany arkusz, w którym wybieramy jedynie miesiąc i rok, za który chcemy uzyskać raport kasowy. Zoptymalizowany do druku! Czego chcieć więcej? (Możesz dam znać poprzez formularz kontaktowy 🙂 wszystkie informacje, pytania czytam i nie pozostaję wobec nich obojętny).

To tyle. Mam nadzieję że zainspiruje to Was do wdrożenia podobnych rozwiązań u siebie.

Mile widziane komentarze, pytania i wnioski co do powyższego tekstu 🙂

Ściągnij plik Kontrola finansów w projekcie: Karta projektu